TIETOSUOJASELOSTE

Kolarin seurakunnan diakoniatyön henkilörekisteristä

  1. Rekisterinpitäjä yhteystietoineen

Kolarin seurakunta, Pappilantie 4b, 95900 Kolari.

  1. Yhteyshenkilö yhteystietoineen

Tiia Helander, diakoniatyöntekijä, Pappilantie 4b, 95900 Kolari, tiia.helander@evl.fi, 040 5752 816

  1. Tietosuojavastaava yhteystietoineen

Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava

tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

  1. Rekisterin nimi

Diakoniatyön asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on diakoniatyön järjestäminen ja toteuttaminen sekä työn tilastointi. Diakoniatyö on mm. keskusteluapua, sielunhoitoa sekä sosiaali- ja terveydenhuollollista ohjausta ja neuvontaa. Diakoniatyö sisältää keskusteluavun lisäksi myös materiaaliseen apuun eli diakonia-avustusten myöntämiseen liittyviä tehtäviä: neuvonta, ohjaus, avustuksen tarpeen selvittäminen. Diakonia-avustukset myönnetään seurakunnan omista varoista, lahjoitusvaroista tai niiden myöntämiseen voidaan hakea varoja esimerkiksi Kirkon diakoniarahastolta.

Asiakasrekisterin tietoja käytetään tarvittaessa myös, kun tiedotetaan erilaisista retkistä, leireistä ja muista tapahtumista.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen.

  1. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisteröidyt ovat diakoniatyön asiakkaita. Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:

Diakonia-avustukset: asiakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, avustusasiaan vaikuttavat perhetiedot, asiakkaan ja puolison tulot ja menot sekä muut avustuksen kannalta tarvittavat tiedot. Asiakkaan ajanvaraukset, tapaamiset, tapahtumahistoria, keskustelun pääkohdat tarvittavalla tarkkuudella. Päätöstiedot avustuksista ja erilaisista luvista.

Leirit, retket, ryhmätoiminnot: Osallistujien nimet ja yhteystiedot sekä osallistumisen kannalta välttämättömät terveystiedot esim. allergiat.

  1. Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään haastattelemalla tai hänen toimittamistaan asiakirjoista.

Asiakkaan antamalla valtakirjalla voidaan hankkia täydentäviä tietoja eri viranomaisilta.

  1. Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta sivullisille. Kirkkolain 25 luvun 8 §:ssä säädetään diakoniatyön ja sielunhoitoa koskevien tietojen salassapidosta.

Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän (Katrina) teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Diakoniatyön asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen. Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti enintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

  • Niiltä osin kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä kansallisella valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

  1. Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi